Kancelářské balíky pro bohaté i chudé

- Ať už řídíte velkou firmu, malou živnost, nebo jen sami sebe, vždy to znamená spoustu práce, která zabere čas a rozhodně nepatří mezi zábavné nebo tvůrčí: vyřizování korespondence, pořádání dokumentů... Velký šéf na to má sekretářku, malý šéfík ji může mít taky - jenomže v podobě počítačového programu.

Softwaru, který umí sekretářku do značné míry nahradit, se říká kancelářský balík. V tomto případě však balík neznamená typ zavazadla, či dokonce nadávku. Je to pouhé vyjádření skutečnosti, že jde o víc programů, které patří k sobě a všechny dohromady pomohou vést v počítači kancelářskou agendu prakticky každému i bez ekonomické školy nebo dlouholeté praxe.

MNOHO V JEDNOM
Výrobě kancelářských balíků se věnuje řada významných softwarových firem. Jejich vybavení se liší, nikdy však nesmí chybět několik nejdůležitějších programů, jako třeba textový editor, tabulkový kalkulátor, databáze kontaktů a diář. Samozřejmě: bez psaní, počítání a plánování času se v kanceláři prostě neobejdete. A protože pokrok se nezastavil, tak k tomuto základu v poslední době už téměř nerozlučně patří také programy pro práci s elektronickou poštou a internetem.
Vedle toho ale nikdo z výrobců neopomene přidat pár třešniček na dortu. Představy o tom, co má taková elektronická sekretářka umět navíc, se ale dost liší. Zatímco jedni si myslí, že by měla být schopna kreslit grafy nebo vytvářet firemní prezentace, jiní by ji raději nechali připravovat katalogy a propagační materiály. V poslední době se také prosazuje trend zařazovat do kancelářských balíků programy pro spolupráci se skenery a digitálními fotoaparáty nebo pro vytváření webových stránek.

PROGRAMY SPOLUPRACUJĺ
Bylo by ale chyba se domnívat, že kancelářský balík představuje jen prosté nahrnutí vhodných programů na jednu hromadu (či spíše na jeden CD-ROM). Zrovna tak není totéž koupit si místo krabice s kancelářským softwarem řadu krabic s jednotlivými programy, které v něm jsou obsaženy - někdy to ostatně ani nejde. Asi byste na tom prodělali, protože cena softwarových balíků (nejen kancelářských) je obvykle výrazně nižší než součet cen jednotlivých programů v nich. Hlavní výhoda kancelářských balíků spočívá především v tom, že jejich jednotlivé složky jsou navzájem zcela kompatibilní a dokáží spolu snadno a bez problémů spolupracovat. Ani při tom nemusíte poznat, že přecházíte z jedné aplikace do druhé.
V praxi to vypadá třeba takhle: na textovém editoru něco napíšete a velmi jednoduše to můžete bez zlobení s importními filtry, převody formátů a podobnými "meziprogramovými tlumočníky" změnit do podoby faxu a okamžitě rozeslat (samozřejmě na adresy z databáze kancelářského balíku), nebo si sem naopak vložit tabulku, kresbu či digitální fotografii z jiné součásti počítačové sekretářky - a máte třeba reklamní leták, ceník či katalog pro odběratele. Pokud se bojíte, že nestíháte, není při práci problém nahlédnout do diáře, na došlou elektronickou poštu, faxy nebo třeba i hlasový záznamník.

TŘI KATEGORIE
Bezkonkurenčně nejrozšířenější kancelářský balík je Office od Microsoftu. Neméně pověstné jsou jeho složky: textový editor Word, databáze Acces, tabulkový procesor Excel a další. Poslední verze nese označení Office 97 a existuje i v dobře počeštěné podobě.
Možnosti balíku Office 97 jsou skutečně profesionální a pestré. Další výhodou je jeho rozšířenost, protože díky tomu můžete snadno přenášet soubory mezi počítači mnoha uživatelů. Pro leckteré zájemce je však poněkud drahý - jde spíš o software pro větší firmy nebo movitější počítačové fajnšmekry. Profesionální možnosti také vyžadují profesionálně vyškolenou obsluhu, zatímco běžný uživatel na řadu fíglů ani nepřijde a jiné nebude nikdy potřebovat.
"Střední váhu" mezi kancelářskými balíky představuje rovněž dost známý a rozšířený program Corel WordPerfect, toho času s pořadovým číslem 7. Neumí toho tolik jako Office, je však také levnější. V poslední verzi se výrazně orientuje na spolupráci s internetem.
Poměrně čerstvou záležitostí na zdejším trhu kancelářských balíků je 602proPC od tuzemské programové legendy Software602. Cílem zde bylo nabídnout produkt vskutku "lidový" - za velmi dostupnou cenu a bez zbytečného luxusu. Mezi jeho užitečné doplňky patří například podpora spolupráce se skenerem nebo integrovaná antivirová ochrana.
Při výběru je třeba myslet na to, že kancelářský balík se stane vaším každodenním společníkem a dříve nebo později bude obsahovat i kus vaší práce, myšlenek a vědomostí. Je to podobné jako se sekretářkou: dobrá je k nezaplacení, špatná může napáchat nenapravitelné škody.

Programový balík Office zahrnuje i program Power Point pro snadné vytváření firemních prezentací